Шапка сайта

вторник, 2 октября 2012 г.

Применение системы Суперфокус в органайзере LeaderTask


Методики Марка Форстера существенно отличаются от других систем тайм-менеджмента, в первую очередь, благодаря свободе выбора, которая лежит в основе каждой из них. Так, вместо привязки дел к системе приоритетов, Марк призывает читателей прислушаться к своим внутренним ощущениям и выполнять план дел строго по желанию. Именно такой подход обеспечил, в свое время, популярность ряду методик с объединяющим названием Автофокус. Однако, используя эти системы на практике, Марк Форстер периодически сталкивался с определенными неудобствами и вносил все новые и новые изменения. В результате таких эволюционных шагов и была сформирована более эффективная и результативная система тайм-менеджмента, которая получила название Суперфокус. Здесь автор учел все прошлые нюансы, свел в единое целое срочные и текущие задачи, исключил сложные и запутанные процессы обработки списков и представил миру практически идеальный инструмент управления временем, не вгоняющий человека в жесткие рамки планирования.
Для работы с методикой Суперфокус вполне достаточно тетради или блокнота. На своем сайте Марк Форстер демонстрирует читателям наглядный пример заполнения бумажных носителей в соответствии с данной системой. Но не стоит забывать, что мы живем в мире развитых компьютерных технологий, которые вопреки распространённому мнению существуют не для развлечений, а чтобы упростить, автоматизировать и ускорить человеческий труд. Так, электронные помощники всегда готовы взять на себя рутинные операции и подарить человеку лишние часы для творческих мыслительных процессов. Безусловно, роль компьютерных технологий наиболее наглядно прослеживается в производстве, где масштабность и точность иногда может достигаться только на основе автоматизированных работ. Тем не менее, даже такой, с виду элементарный, процесс, как планирование дел на завтра, также можно существенно упростить и сделать более легким и приятным с помощью электронных органайзеров. Так, планировщик LeaderTask позволит Вам всегда держать свои записи под рукой, избавит Вас от необходимости ручного дублирования задач, даст возможность свести воедино списочное и календарное планирование и всегда напомнит Вам о предстоящих делах.

Создание списков в органайзере LeaderTask

Основой системы Суперфокус являются страницы блокнота, разделенные на две колонки. В первую из них заносятся любые текущие задачи, которые Вы хотите реализовать. Вторая колонка предназначена для срочных дел, выполнение которых обязательно и не может быть отложено. Стоит отметить, что в предыдущих методиках Марку Форстеру так и не удалось в полной мере учесть выполнение срочных задач без ущерба для простоты и целостности системы. Но тщательный анализ и прямое общение с пользователями этих методик, позволили автору сформировать более удачный союз между данными типами задач.

Реализация системы Суперфокус в органайзере LeaderTask начинается с создания контейнеров для внесения дел, которые будут своеобразным эквивалентом страниц блокнота. Это можно сделать с помощью проектов, которые расположены в одноименном разделе планировщика.

Так, в первую очередь, Вам необходимо создать несколько проектов, соответствующих номерам страниц.


После этого каждую страницу нужно формально разделить на две колонки с текущими и срочными задачами. Для этого используются подпроекты.


Чтобы каждый проект-страница учитывал задачи из колонок, а также визуально отличался от подпроектов, Вам необходимо установить галочку напротив параметра "Отображать задачи подпроектов" в свойствах каждой страницы.


В результате, нажав на один из главных проектов, Вы сможете увидеть все задачи из двух колонок. Кроме того, проекты для страниц внешне будут выделены жирным шрифтом.



Проделав эти несложные шаги, Вы получите прототип блокнота в органайзере LeaderTask, который теперь можно заполнить задачами.

Внесение задач

Согласно методике Суперфокус в первую очередь в органайзер заносятся текущие задачи, т.е. любые дела которые Вы хотите выполнить, независимо от их характеристик. Исключение составляют только срочные дела, а также задачи с конкретной датой и временем выполнения.
Пополнение списка задач осуществляется с помощью контекстного меню или нажатия горячей клавиши Ins.


Чтобы дела сразу попадали в нужную колонку, в органайзере LeaderTask предусмотрена возможность создания задач непосредственно в открытом проекте. Следовательно, Вам достаточно зайти в подпроект "Текущие задачи" на нужной странице и просто ввести туда свой список. В результате, каждой из задач автоматически присвоятся соответствующие параметры.
Если по каким-то причинам дело было добавлено без привязки к проекту, это легко исправить, просто перетащив задачу на соответствующую колонку страницы.


Также, в программе предусмотрена ручная установка связей с помощью свойств задачи.



Отличительной особенностью бумажных носителей является определенное число строк на каждой странице тетради или блокнота. В органайзере LeaderTask таких четких границ нет, поэтому, чтобы соответствовать методике Суперфокус, Вам стоит ограничивать себя заранее определенным количеством дел для одной страницы. В данном случае это сделать достаточно просто, основываясь на числе задач в каждом проекте, которое всегда отображается на экране.
Исходя из примера заполнения страниц, представленного на сайте Марка Форстера, а также, учитывая мнения пользователей системы, изложенное там же, можно сделать вывод, что оптимальным является 25-35 задач на одной странице.
Следовательно, после достижения предельного числа дел на одну колонку, Вам необходимо перейти на следующую страницу.


Вторая колонка заполняется немного по другим правилам. В первую очередь в нее добавляются срочные задачи. Заранее предусмотреть список неотложных дел практически невозможно, так как в обратном случае большинство таких задачи сложно было бы назвать срочными. Поэтому во вторую колонку задачи будут добавляться по мере их появления и именно на той странице, которая является активной на данный момент. Кроме того, в данный список входят уже начатые, но не завершенные дела. Однако, такой вид задач должен быть помещен на страницу, следующую за активной, чтобы дать Вам время отдохнуть от ее выполнения.


Стоит отметить, что добавление задач в колонки на страницах легче всего осуществлять вышеописанным способом с помощью контекстного меню или клавиши Ins. Но в Ваших планах также существуют дела с заранее оговоренными сроками (встречи, совещания, конференции и т.д.). И эти задачи удобнее вносить в план с помощью команды "Добавить задачу" на Главной панели инструментов.


В результате на экране откроется диалоговое окно свойств задачи, где Вы можете сразу указать дату и время выполнения.


После установки сроков задача автоматически расположиться в нужном месте календаря.


При создании дел с конкретными сроками выполнения, Вам необходимо следить, чтобы они не попали в списки на страницах, поскольку выполнение данных задач, к сожалению, зависит не от Вашего желания, а от положения стрелок на часах. Здесь кроется еще одно преимущество добавления дел через панель инструментов, так как именно таким образом задачи создаются без каких-либо связей, независимо от того какой проект был открыт на данный момент.

Выполнение задач

Процесс выполнения дел — это, по сути, основной этап планирования по методике Суперфокус. Он начинается с просмотра первой страницы. Здесь Вам необходимо медленно и вдумчиво рассмотреть каждую из задач и выбрать наиболее интересную и желаемую на данный момент.
Приступая к выполнению выбранного дела, Вы можете установить статус "В работе", что выделит задачу из общей массы.


Дальнейший ход действий может иметь несколько сценариев развития событий.
1. Наиболее вероятный и распространённый вариант — это простое выполнение задачи. Он будет встречаться Вам достаточно часто, поскольку большинство людей подсознательно стремятся вносить в список дела, с которыми они могут справиться. Кроме того, это практически единственный выход в случае с задачами из второй колонки — согласно системе Суперфокус срочные задачи могут быть только сделаны. Следовательно, выполнив задачу, Вам необходимо просто установить ей статус "Завершено".


В результате органайзер LeaderTask автоматически оформит задачу более светлыми цветами и зачеркнет ее, имитируя поведение бумажного носителя.


Чтобы завершенные задачи не отвлекали Вас от выбора среди других дел, планировщик LeaderTask дает Вам возможность скрыть все выполненные задачи с помощью кнопки на панели инструментов "Фильтр" или соответствующего пункта меню "Вид".


2. Также возможен вариант, что задачу не удалось выполнить за один подход. В рамках методики Марка Форстера, такая ситуация является нормальной практикой, так как автор советует работать над задачей ровно до тех пор, пока Вам этого хочется. В таком случае, задача должна быть перенесена во вторую колонку следующей страницы с помощью простого перетаскивания, процесс которого уже рассматривался выше.


Стоит отметить, что право переноса дел на следующую страницу не распространяется на срочные задачи из второй колонки.

3. Разновидностью переноса дела является его детализация. Довольно часто принимаясь за очередную работу, Вы можете обнаружить, что ее выполнение в действительности занимает гораздо больше времени, чем Вы могли предположить. При этом задача может оказаться не только длительной, но и сложноструктурированной, предполагающей не один пункт, а десяток шагов, которые далеко не всегда можно реализовать за один день. В таких случаях Вам поможет возможность создания подзадач в органайзере LeaderTask, которая осуществляется с помощью соответствующего пункта контекстного меню.


Используя подзадачи, Вы можете выстроить детальный план реализации дела и распределить каждый его шаг по своим местам. Так, в одном процессе могут слиться и дела с конкретным сроком, и текущие задачи, и даже срочные дела.

4. Процесс обработки задач на одной странице продолжается до тех пор, пока все дела из второй колонки не будут выполнены. Только в этом случае Вы можете переходить на следующую страницу. При этом в списке текущих дел могут оставаться нереализованные пункты, если на данный момент ни одна из задач Вас не заинтересовала.

Если Вы в очередной раз просмотрели список дел, но так и не решились выполнить хоть одно из них, значит, эти задачи должны уйти на пересмотр и на данный момент они не представляют интереса. Следовательно, перед тем, как переходить к работе на следующую страницу, Вам стоит отметить все невостребованные дела из первой колонки предыдущего проекта статусом "Отложено". В результате они будут обозначены знаком "пауза" и Вы с легкостью сможете идентифицировать их в общем списке задач, что будет крайне полезно при проведении пересмотра.



Процесс пересмотра является важной составляющей методики Суперфокус. Его суть заключается в повторном анализе ранее отложенных дел. Здесь Вы имеете возможность еще раз детально оценить необходимость выполнения задачи, подумать о причинах, по которым Вы ее не выбрали или обстоятельствах, которые должны сопровождать выполнение данного дела.

Чтобы сразу увидеть на экране все дела, отнесенные на пересмотр, можно воспользоваться функционалом панели инструментов "Фильтр" и выбрать статус "Отложено", соответствующий задачам, требующим пересмотра.




Если в результате анализа списка дел, полученного с помощью фильтра, Вы обнаружили, что больше нет необходимости выполнять определенный ряд задач или они теперь не согласовываются с Вашими стратегическими целями, значит, Вам достаточно обозначить их статусом "Отменено" и органайзер LeaderTask вычеркнет их из Ваших планов. Стоит отметить, что также иногда Вам придется отменять задачи еще до пересмотра, возможно даже при первом, просто более внимательном, прочтении списка.





С точки зрения оформления, задачи, помеченные данным статусом, похожи на завершенные дела, но вместо яркой красной галочки обозначаются бледно серым крестом. Их отображение в списке также определяется функцией "Показывать завершенные задачи".

Если после пересмотра отложенных задач Вы все еще считаете нужным выполнить то или иное дело, то Вам достаточно снова добавить ее в конец первой колонки на последней странице (с помощью перетаскивания задачи на другой проект). Также необходимо обратно изменить статус задачи на "Не начиналось". При этом, возможно, Вам стоит переформулировать или детализировать задачу, если ее выполнение в исходном виде представляется сложным или слишком трудоемким.


Кроме базового набора состояний задач в органайзере LeaderTask предусмотрена возможность создания дополнительных статусов, с помощью которых Вы можете персонализировать свой процесс пересмотра дел. Например, добавив в список статусов причины, по которым отложена задача: "Нет настроения", "Нет ресурсов", "Неактуально" и т.д.


Работа со страницами

Марк Форстер предлагает читателям ряд обозначений для своей системы Суперфокус, часть из которых была рассмотрена в рамках обсуждения процесса выполнения дел. Но кроме определенных условных знаков для разных состояний задач, автор сформировал аналогичные правила обозначения страниц.

Так, согласно методике Суперфокус, страница, на которой уже нет активных задач (т.е. дел, которые Вы бы хотели выполнить) помечается крестиком в верхнем внешнем углу. В случае если предыдущая страница уже также помечена крестиком (следовательно, на ней нет активных задач), то крестик на текущей странице необходимо обвести кружком. А если на предшествующих страницах уже не осталось даже задач на пересмотр, то кружок дополнительно помечается маркером.

Данный процесс обозначения страниц можно перенести в органайзер LeaderTask, где он будет даже значительно удобнее и нагляднее за счет возможностей управления проектами. В первую очередь стоит отметить, что рассматриваемый планировщик позволяет Вам указывать дату начала и завершения работы над проектом с помощью свойств данного элемента.


В этом же окне Вы можете указать, что данный проект завершен. В переводе на терминологию системы Суперфокус это означает, что работа со страницей или колонкой закончена, и Вы переходите на следующий этап.



В результате установки данной галочки иконка проекта примет неактивный вид, окрасившись в серые тона. Это позволит Вам быстро ориентироваться между уже проработанными и нетронутыми страницами.

Например, когда Вы выполните последнюю срочную задачу из второй колонки, Вы сможете указать, что эта колонка завершена и, следовательно, Вам необходимо еще раз просмотреть первую колонку текущих задач на предмет возможности их реализации, чтобы закончить работу с данной страницей. Верна и обратная ситуация — когда все возможные текущие задачи завершены или отложены, соответствующая колонка должна быть обозначена галочкой "Завершен", что указывает Вам на необходимость уделить внимание списку срочных задач на текущей странице.


Когда обе колонки проработаны в соответствии с правилами системы Суперфокус, они должны быть помечены как завершенные и выглядеть должным образом. Чтобы обозначить, что данная страница уже не является активной, и Вы переходите на следующую, необходимо установить параметр "Завершен" и для проекта-страницы в целом.


Как уже отмечалось выше, время от времени, Вам необходимо проводить пересмотр отложенных дел. В результате данной процедуры в колонках, помеченных завершенными, не должно остаться ни одной задачи, за исключением выполненных или отмененных. Напомним, что органайзер LeaderTask позволяет скрывать с экрана два данных вида задач. Следовательно, при активации этой функции такие колонки должны быть пустыми, что свидетельствует об их закрытии. Если при этом предшествующие страницы также полностью завершены, то Вы можете навсегда распрощаться с ними, убрав в свойствах проекта галочку "Показывать в навигаторе". После установки этого параметра данная страница перестанет отображаться в разделе "Проекты".


В процессе активного использования органайзера LeaderTask, Вы можете периодически очищать скрытые проекты через одноименный справочник. Здесь достаточно удалить уже ненужные проекты-страницы, зачастую выделяющиеся отсутствием значка с изображением глаза напротив их наименования, что свидетельствует о том, что данный проект уже был скрыт из навигатора.


Используя собственный опыт, Марк Форстер создал универсальную систему тайм-менеджмента, которая позволяет эффективно управлять своими делами, не прибегая к жесткому контролю своих предпочтений и желаний. Наряду с простотой и доступностью, методика Суперфокус позволяет достичь хороших результатов, а в тандеме с органайзером LeaderTask данная система становиться мощным инструментом планирования, которому по силам любые дела.