Шапка сайта

вторник, 10 июля 2012 г.

Планирование шансов вместе с Бодо Шефером и органайзером LeaderTask

"Финансовый Моцарт", талантливый немецкий бизнесмен и консультант Бодо Шефер на собственном опыте знает, что денег и времени всегда будет не хватать. Но не всем, а только тем, кто еще не научился грамотно распоряжаться этими понятиями. В курсе "Искусство управлять своим временем" автор подробно рассматривает причины такой острой нехватки основного ресурса человеческой жизни и дает советы, как достичь успеха, заставив время работать на себя.

Проанализировав существующие методы управления временем, Бодо Шефер пришел к выводу, что они не способны в полной мере обеспечить его потребности в данной сфере и разработал собственный инструмент под названием "Планирование шансов".

Основная идея этой методики базируется на правильном комбинировании спешных и важных дел, четком определении целей, их этапов и сроков, а также визуализации своих планов.

Для практической реализации процесса планирования шансов достаточно общей тетради, но гораздо рациональнее, мобильнее, и, главное, эффективнее, использовать для этих целей компьютерный органайзер LeaderTask . Эта программа полностью обеспечивает пользователя всеми необходимыми инструментами и позволяет успешно и результативно претворять в жизнь рекомендации Бодо Шефера.

1. Часы и компас
Ключевыми элементами методики Бодо Шефера являются часы и компас, которые образно воплощают основные понятия тайм-менеджмента - срочность и важность.

Часы отвечают за спешные, локально результативные, мнимо неотложные дела, которые слабо или вообще никак не влияют на общую эффективность жизни.

Компас, в свою очередь, отражает важные задачи, реализующие жизненную миссию и приносящие действительно нужные и значимые результаты, как в краткосрочной, так и в длительной перспективе.

На основе данных понятий Бодо Шефер вводит свою систему приоритетов, разделяя их на четыре группы:

Приоритет А. Важные и спешные дела. Здесь часы и компас объединяются воедино. Задачи из этой группы требуют немедленного выполнения, большого количества сил и энергии, поэтому переполнение планов делами из этой категории быстро утомляет и снижает жизненный тонус.

Приоритет В. Важные, но не спешные дела. Это зона компаса, в которой концентрируются наиболее значимые и ключевые задачи. Их выполнение не только повышает уровень жизни, но и доставляет удовольствие и дарит чувство самореализации.

Приоритет С. Спешные, но не важные дела. Здесь господствуют часы. Задачи этой группы всегда торопят и подгоняют, создают видимость занятости и стараются замаскироваться под дела с приоритетом А. Постоянное нахождение в этой зоне быстро приводит к нервному истощению, не принося при этом никаких существенных результатов.

Приоритет D. Не важные и не спешные дела. Это группа задач не относится ни к часам, ни к компасу. Здесь сосредоточены потери времени, которые появляются под влиянием сиюминутных желаний и человеческих слабостей. И Ваша задача - не допускать их появления в жизненных планах.


Процесс создания приоритетов в органайзере LeaderTask в соответствии с данной системой осуществляется с помощью одноименного справочника "Приоритеты". В диалоговом окне Вы можете вписать необходимые степени значимости, установить их порядок, а также выбрать внешний вид задач определенного уровня приоритетности.



2. Цели
При создании "органайзера шансов" ключевым этапом является составление списка целей. Бодо Шефер отмечает, что все цели требуют обязательной фиксации, потому что планы, сохраненные в уме, не живут долго и со временем пропадают из виду, а затем и вовсе стираются ради более важной информации.

Процесс формирования целей начинается с долгосрочного периода от 5 до 10 лет и затем детализируется на более короткие этапы. Кроме того, по системе Бодо Шефера цели необходимо классифицировать в соответствии со степенью их необходимости:

Группа А - обязательные цели.

Группа В - вероятные цели.

Группа С - желательные цели.


Также автор советует детализировать классификацию каждой группы по трем направлениям: быть, делать, иметь.

Создание списка целей на основе данных принципов в органайзере LeaderTask осуществляется в разделе "Проекты". Здесь Вы можете сформировать каркас дерева целей для дальнейшего заполнения.


Внесение целей в планировщик LeaderTask может осуществляться на основе двух элементов, выбор которых зависит от Вашего желания и масштабности планов.

1. Так, долгоиграющие, многоэтапные цели стоит создавать в виде подпроектов, где Вы сможете указать сроки реализации и внести необходимые комментарии в соответствии с рекомендациями Бодо Шефера.


После оформления проекта, органайзер LeaderTask даст Вам возможность построить план достижения цели в виде дерева задач, добавить к проекту методическое сопровождение и ссылки на актуальные ресурсы. Последние пункты можно легко реализовать с помощью контекстного меню программы.


В результате Ваша цель будет наглядно разбита на этапы с определенными сроками выполнения и обеспечена необходимыми связями и материалами, что в дальнейшем позволит Вам быстро ориентироваться в потоке имеющейся у Вас информации и не тратить время на поиски документов по конкретному проекту.


2. В случае с небольшими, краткосрочными целями, органайзер LeaderTask предлагает более подходящее решение в виде создания родительской задачи, которая станет отправной точкой для формирования дерева этапов.

Этот способ, также как и предыдущий, позволит Вам разделить цель на необходимое количество шагов и добавить к ней требуемые материалы.


3. Ценности
В своем курсе Бодо Шефер рассказывает, что жизнь каждого человека состоит из пяти тесно связанных областей: физической (здоровье), эмоциональной (чувства), интеллектуальной (финансы), социальной (общение с людьми) и духовной (смысл жизни).

Именно на основе данных сфер Вам необходимо определить свои основные ценности, например, любовь, работа, здоровье или порядок в доме.

Тщательно продумав и сформировав для себя список основных ориентиров, Вы можете внести их в раздел "Планирование" органайзера LeaderTask . Данный инструмент предназначен для создания основных категорий Вашей жизни.


Еще одним важным шагом в процессе определения ценностей является их ранжирование по степени значимости. Порядок важности областей и сфер деятельности не просто определяет Ваши жизненные ориентиры, а формирует представление о том, кто Вы есть. Поэтому необходимо максимально ответственно отнестись к процессу упорядочивания ценностей.

Стоит отметить, что организация категорий, их последовательности и других свойств в планировщике LeaderTask может осуществляться двумя способами:

1. Напрямую из раздела "Планирования" с помощью контекстного меню:


2. Через справочник "Категории" с помощью панели инструментов:



4. Постулаты и принципы
В рамках подготовки к процессу планирования шансов Бодо Шефер рекомендует ответить на вопрос "Во что я верю?" и тем самым определить для себя постулаты, на основе которых Вы сможете сформулировать свои основные жизненные принципы.

Формирование такого списка необходимо проводить в двух направлениях: постулаты, реализующиеся в Вашей жизни и помогающие Вам, и постулаты в виде теоретических предположений, не оказывающих влияние на Вашу жизнь. Первая группа утверждений является основой для составления списка принципов.

Для удобства использования этих перечней постулатов и принципов в органайзере LeaderTask необходимо создать два дополнительных проекта с соответствующими именами, что позволит Вам быстро ориентироваться во введенных данных.


После этого Вы можете перейти к следующему шагу - непосредственному процессу организации списков в планировщике LeaderTask , который осуществляется с помощью функции создания заметки, т.е. особого вида задачи, где основной упор сделан на текстовое содержание. При этом органайзер LeaderTask оснащен широким функционалом для ведения и оформления заметок, что позволит Вам автоматически нумеровать создаваемые списки, оформлять их в табличном виде, выделять различными способами важные места, вставлять графику в текст, а также, в случае необходимости, добавлять к заметке файлы.



Согласно методике Бодо Шефера недостаточно просто сформировать список принципов - гораздо важнее старательно придерживаться их в течение жизни. Так, большинство принципов можно легко ввести в Вашу жизнь с помощью периодического повторения определенных действий, для того, чтобы принципы из простых слов превратились в полезные привычки. При этом одни приемы должны стать ежедневным правилом, а другим достаточно появиться только раз в неделю или даже в месяц. Главной задачей остается только одно - придерживать регулярности.

Именно для таких случаев в органайзере LeaderTask была предусмотрена возможность установки периодичности задачи. Для того, чтобы назначить задаче основные параметры повторения необходимо воспользоваться диалоговым окном"Срок".

Стоит подчеркнуть, что по методологии Бодо Шефера основным циклом планирования является неделя. При этом, автор предлагает своим слушателям вводить такие еженедельные привычки, как оценка прошедшей недели, планирование следующего периода, анализ достижений и т.д.


5. Результаты
Три страницы своего органайзера Бодо Шефер отводит для ежегодного анализа и оценки своих действий и планов. Для этого автор рекомендует вести три списка:

"Что я делал неправильно и какие извлек уроки"

"Мои самые большие успехи за год"

"Самые большие успехи моей жизни"

Для ведения таких записей также целесообразно создать три соответствующих дополнительных проекта, как и в случае с постулатами и принципами.

Внутри этих проектов Вы можете не только вести записи с помощью функции создания заметки, но и добавлять другие данные, например, фотографии, изображающие Ваши достижения.


Конечно, заполняя этот список один раз в год, Вам иногда будет нелегко вспомнить все детали и подробности того или иного достижения. Но Вам это и не потребуется, если Вы используете органайзер LeaderTask в процессе планирования шансов, потому что каждая задача, созданная в этой программе, оснащена дополнительной вкладкой под названием "Результат". Здесь Вы можете записать все итоговые моменты и важные нюансы выполнения дела, поделиться впечатлениями или просто выразить свое мнение о произошедшем. В дальнейшем, обращаясь к этой вкладке, у Вас появиться возможность быстро освежить в памяти тонкости любой задачи.


6. Альбом желаний
Визуализация планов является важной составляющей системы Бодо Шефера. Когда цели становятся не просто буквами в блокноте, а превращаются в картинки в виде ассоциаций или образов будущих достижений, это не только придает больше сил и энергии на пути к их реализации, но и заставляет Ваше подсознание работать более продуктивно и сплоченно для материализации желаемого.

Такой подход используется во множестве теорий, касающихся не только управления временем, и везде он дает потрясающие результаты, что позволяет без тени сомнения говорить о его эффективности. Периодически просматривая такой альбом желаний, Вы будете четко и наглядно видеть то, что Вы хотите получить от жизни, как Вы хотите этого достичь, и какими Вы хотите видеть результаты жизненных побед.

Создавать альбом мечты, используя органайзер LeaderTask , достаточно просто. Для этой цели необходимо добавить еще один проект под названием "Альбом желаний" и после этого просто сохранять в него интересующие Вас иллюстрации объектов или жизненных ситуаций.

В случае, если в роли визуализации цели выступает целая статья, Вы можете автоматически добавить ее в заметку с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl + Alt + N. При необходимости это сочетание можно изменить в основных настройках программы.


Каждый раз, когда Вы хотя бы на миг потеряете ориентир или смысл происходящего, просто загляните в альбом желаний и напомните себе, какой Вы хотите видеть Вашу жизнь в будущем.


7. Идеи
Любое дело начинается с идеи. Руководствуясь советами Бодо Шефера, Вы должны научиться выбирать важные дела и реализовывать их, а не просто реагировать на обстоятельства и чужие нужды. На этом пути самосовершенствования Вы также должны научиться внимательно прислушиваться к себе и фиксировать все свои идеи. Да, большинство этих идей так и останутся не реализованными, какие-то из них покажутся не важными, какие-то даже глупыми, но среди них обязательно будут и те, которые поведут Вас вперед, станут маяком Вашего плаванья в море дел и позволят Вам достичь нужных высот. Но этого может и не произойти, если Вы не будете записывать Ваши идеи, а просто станете полагаться на память, надеясь оставить их там до нужного момента. Многие люди наивно считают, что если мысль дельная, то они и так ее запомнят; а если идея забыта, значит, она и не стоила того, чтобы ее запоминать. К сожалению, в жизни так случается редко, и сознание просто играет злую шутку, выборочно реагируя на те или иные мысли. Именно поэтому Вам просто необходимо начать записывать все свои идеи.

Но не стоит забывать, что идея - это еще не задача, это не часть плана, это просто эскиз, который когда-то может стать чудесным полотном. Чтобы вести систему учета идей в органайзере LeaderTask Вы можете также создать для них отдельный проект.

Но, чтобы более четко отделить теоретические задачи от практических стоит обратить внимание на возможность создания дополнительных статусов в органайзере LeaderTask . Так, наряду со стандартным набором состояний задач ("В работе","Завершено", "Отложено" и "Отменено"), в программе предусмотрена функция создания пользовательского набора, с помощью которого Вы можете идентифицировать задачи по необходимым Вам критериям (стадия выполнения, направление действия и т.д.).

Следовательно, для выделения статуса идеи в форме отдельного вида задачи Вам нужно внести его в справочник "Дополнительные статусы".


8. Девиз
Бодо Шефер в своем аудиокурсе рекомендует формировать девиз дня, недели или другого периода, который сейчас важен для Вас. Эта фраза может напоминать Вам ключевые позиции и направления, выбранные для этого времени, помогать Вам формулировать предназначение или просто поддерживать Вас в трудные периоды.

Согласно методике Бодо Шефера девиз должен находиться у Вас перед глазами, но, в тоже время, Вы должны иметь возможность изменить его исходя из текущей ситуации. Автор советует писать ее вверху станицы с текущими планами.

Используя органайзер LeaderTask , Вы можете записывать девиз дня в верхней части календаря, предназначенной для задач без конкретного времени выполнения, но с установленной датой.

При этом, Вам стоит завести для девизов отдельный проект, который позволит быстро ориентироваться в уже использованных фразах.

Для визуального выделения девиза на фоне текущих задач можно воспользоваться дополнительным статусом и даже создать для него специальный приоритет. Это позволит задаче с девизом постоянно находиться наверху списка, в случае, если Вы расположите данный приоритет на наивысшем уровне. Исходя из логики сортировки элементов по наименованию в органайзере LeaderTask , задача с максимальным приоритетом всегда находиться выше остальных.


9. Заслуженный отдых
Рассказывая о своей системе, Бодо Шефер советует уделять внимание не только работе, но и отдыху. Создавая свой план на неделю, не забудьте добавить в него день для безделья, который будет приносить только позитивные впечатления.

Чтобы Вам было проще ориентироваться в зонах рабочих и выходных дней, разработчики органайзера LeaderTask предусмотрели возможность выделения этих зон разными оттенками. При этом, Вы можете самостоятельно настраивать параметры Вашего рабочего расписания в настройках программы.


Также Бодо Шефер настоятельно рекомендует загружать план только на 50%, оставляя возможность для маневра в случае возникновения неожиданных, форс-мажорных ситуаций или просто "ну очень срочных" дел.

Этот процесс легко контролировать, осуществляя планирование задач непосредственно в календаре органайзера LeaderTask . В таком случае Вы сразу будете видеть и сможете оценивать степень загруженности планируемого периода.

Кроме того, с помощью календаря, Вам будет легче соблюдать еще одну рекомендацию Бодо Шефера и учитывать буферное время между задачами и, особенно, между встречами в течение дня. Привычка планировать дела одно за другим, вопреки распространённому мнению, больше относиться к разделу вредных, потому что заставляет Вас неотрывно следовать намеченному плану, не давая времени на передышку, переосмысление и переключение на следующую задачу.


Используя на практике советы "финансового Моцарта" Бодо Шефера, Вы сможете легко овладеть искусством управления временем и достичь наивысшей виртуозности в исполнении главной мелодии Вашей жизни с помощью органайзера LeaderTask . Этот профессиональный инструмент позволит Вашим планам зазвучать с новой силой и энергией, и Вы сами не заметите, как начнете насвистывать любимый мотив от переполняющих чувств целостности и завершенности.