Шапка сайта

пятница, 29 июня 2012 г.

Как бороться с авралами на работе. Практическое руководство


Авралы на работе – неприятное периодическое явление, свойственное компаниям любых отраслей.
Аврал – это не только срыв сроков выполнения работ, но и стресс для сотрудников и руководителя.

Давайте разберемся, почему так происходит, и выясним, как с этим бороться.

Основные причины авралов:
1. Отсутствие плана работ (на неделю, месяц, год)
2. Задачи, за которые никто не отвечает (в различное время задачу контролируют различные люди)
3. Задачи, которые контролируют два или более человека
4. Забывчивость сотрудников (задачи, которые выполняются не вовремя или совсем не выполняются)
5. Непостепенное выполнение сложных задач (постоянное откладывание задачи «на потом»)
6. Большое количество «текучки» (одиночные нерегулярные задачи, появление которых сложно спрогнозировать), которая отвлекает от выполнения главных задач
7. Некачественный общий контроль над деятельностью всех отделов компании


Как победить авралы

Давно уже не секрет, что изменить что-то в компании, используя только организационные методы, невозможно.

К организационным методам можно отнести:
1. Создание инструкции для сотрудника, в которой будет указан перечень работ и обязанностей
2. Лишение премии за невыполнение задач в срок
3. Закрепление контролера за каждым сотрудником

В одиночку эти методы не работают.
Секретное оружие борьбы с авралами – это использование специальных технических средств – продуктов ИТ отрасли.

Сейчас практически в каждой организации имеются компьютеры, потенциал которых используется по минимуму. В большинстве случаев их используют для набора текста.

Чтобы победить авралы, нужно использовать специальные программные системы для планирования и контроля поручений. Вопреки распространенному заблуждению, такие системы уже давно перестали быть непонятными и сложными в освоении.

Есть только один способ это проверить.
Просто взгляните на иллюстрации.

Боремся с причинами авралов

1. Отсутствие плана работ (на неделю, месяц, год)

У каждого сотрудника должен быть четкий план работ на день, должна быть указана последовательность выполнения задач.





2. Задачи, за которые никто не отвечает (в различное время задачу контролируют различные люди)

У каждой задачи должен быть только один исполнитель. У каждой задачи должен быть только один контролер.




3. Задачи, которые контролируют два или более человека

Необходимо назначить одного ответственного за выполнение задачи.

Таким образом устранится типичная ошибка:
Руководитель: Почему отчет не готов вовремя?
Сергей: Я думал, что Костя его готовит.
Костя: Я думал, что Сергей его готовит.



4. Забывчивость сотрудников (задачи, которые выполняются не вовремя или совсем не выполняются)

Проблема решается составлением четкого плана работ, как мы упоминали в первом пункте.

Также проблема решается использованием автоматических напоминаний.



5. Непостепенное выполнение сложных задач (постоянное откладывание задачи «на потом»)

Любую сложную, трудоемкую задачу необходимо разделить на подзадачи. Затем необходимо эти подзадачи распределить по дням. Таким образом задача будет выполняться постепенно, и исключится вариант постоянного откладывания «на потом».



Задачи, которые не выполнены вчера, автоматически переносятся на сегодня.

6. Большое количество «текучки» (одиночные нерегулярные задачи, появление которых сложно спрогнозировать), которая отвлекает от выполнения главных задач

Если в компании или отделе нет сотрудника, который мог бы взять на контроль «текучку» (например, секретарь или офис-менеджер), сотрудникам необходимо:
1.  Отделить «текучку» от главных задач (как визуально, так и по смыслу)
Это просто сделать. Задачи, которые есть в плане – это главные задачи. Все остальное – текучка.



2.  Придерживаться правила Парето
Суть: 20% работы приносит 80% результата.
«Текучке» следует уделять не более 20% рабочего времени.

7. Некачественный общий контроль над деятельностью всех отделов компании

В возникновении авралов часто виноваты и руководители.
При отсутствии постоянного контроля, трудно добиться своевременного выполнения плана работ на неделю/месяц/год.

Руководитель должен пользоваться удобным инструментом планирования и контроля поручений.
Такой инструмент должен позволять увидеть:
1. Какие задачи кому поручены (кто ответственен за каждую задачу)
2. Каковы сроки выполнения задачи
3. На каком этапе выполнения находится задача
4. Промежуточные результаты выполнения задачи



Заключение

Избавиться от авралов на работе действительно можно.
Для этого требуется использовать совместно навыки управления рабочим временем и специальные системы.
Такие системы просты в освоении, они вносят порядок в бизнес- процессы.

На иллюстрациях показана новая версия 7.5 системы контроля поручений LeaderTask.
Релиз версии уже совсем скоро!